Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить перевод при изменении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На крупных предприятиях, имеющих в своем составе отдел кадров, составлением уведомлений о переводе на другую должность занимаются кадровики.
Также кадровые обязанности могут быть возложены на бухгалтера, юридического консультанта, заместителя руководителя и т.д.
Составление уведомления
Регламентированной или унифицированной формы уведомления не существует, и при составлении работодатель должен руководствоваться общими принципами делопроизводства.
В целом уведомление о переводе на другую должность должно включать в себя:
- наименование работодателя (в левом верхнем углу листа, если у работодателя нет разработанного бланка предприятия или организации);
- дату направления уведомления;
- ФИО и должность работника, его адрес, если отправление уведомления предполагается осуществить посредством почтового отправления;
- сообщение работнику о планируемом переводе с указанием должности, подразделения, оклада, местности и т.д.;
- причину, по которой предлагается перевод. Разъяснение причин – это свободная опция, то есть работодатель может и объяснить причину и воздержаться от объяснений;
- иные условия, связанные с переменой работы;
- дату, с которой предполагается осуществить перевод на другую должность;
- подпись руководителя или сотрудника, уполномоченного направить уведомление.
Перевод сотрудника на другую должность (условия труда)
Теперь остановимся на процедуре оформления факта согласия сотрудника с предложением работодателя. Подпись уведомления о переходе на другую должность (условия труда) вовсе не означает, что сотруднику больше ничего не нужно будет делать.
Дальше начинается работа кадрового подразделения. Она состоит из таких действий:
- Работник вызывается в отдел кадров, где ему предлагают написать заявление о переводе на другую должность (предоставления согласия на изменение имеющихся условий труда).
- Кадровое подразделение готовит приказ руководителя и одновременно с этим новый трудовой договор (дополнение к существующему). Гражданин обязан подписать подготовленные трудовые соглашения, после чего они вместе с приказом передаются на подпись нанимателю.
- С подписанными приказом труженик знакомится под подпись. Один оригинальный экземпляр трудового договора (дополнения к нему) передается труженику.
- Приступать к новым обязанностям нужно с даты, обозначенной в приказе.
Временный перевод работника на вышестоящую должность
Карьерный рост – места каждого труженика. Но временное повышение вовсе не означает, что работодатель уже принял окончательное решение. При этом, увеличение объема работы, а также ответственности не всегда радует потенциального кандидата на такую временную должность. Поэтому, во избежание недоразумений, здесь также целесообразно соблюдать процедуру. Она будет следующей:
- Сотруднику предоставляется письменное извещение о возможности временного исполнения обязанностей по вышестоящей должности.
- Потенциальный кандидат пишет заявление, где подтверждает свое согласие временно выполнять больший объем работы по вышестоящей должности.
- Нанимателем издается приказ о временном возложении на сотрудника руководящих обязанностей.
- После того, как работодатель найдет постоянного кандидата, либо труженик решит отказаться от этой работы, издается новый приказ нанимателя, по которому все возвращается на исходную позицию.
Обязан ли сотрудник соглашаться
В положениях Трудового кодекса определены ситуации, при которых допускается не получать согласие от сотрудников не перевод. Данный список имеет закрытое значение, что говорит о невозможности включения в него других пунктов. Перечень представлен:
- возникновение катастрофы природного значения;
- авария на производстве;
- несчастные случаи;
- ситуации, в результате которых возникла опасность для жизни или здоровья граждан.
Если говорить про ситуации, когда перевод реализуется на основании производственной необходимости без оформления согласия, то это относится к простоям или недопущению того, чтобы имущество предприятия было утрачено или испорчено. Также причиной может стать замещение одного лица другим.
Указанные меры могут быть приняты, если они возникли по причине ЧС. Вне зависимости от того, какой указанный вариант будет использован для перевода – без согласия допустимо перевести гражданина у того же нанимателя на период, не превышающий месячный срок. В этом случае руководство объясняет такую необходимость тем, чтобы:
- не допустить образования ЧС;
- побороть образовавшие последствия.
Руководство предприятия должно принимать во внимание, что перевод без согласия сотрудника не может быть продиктован неполадками в оборудовании или срывами по срокам предоставления материалов и прочим подобным основаниям. Это указывает на то, что перевод в приведенных ситуациях может реализовываться только при достижении компромисса между сторонами рабочих отношений. Если этого сделать не удалось – сотрудник привлечен к работе не может быть.
Если на предприятии возникают сложные условия, с которыми не хочет соглашаться сотрудник –его поведению дается оценка как проступок дисциплинарного типа. При невыходе на рабочее место – расценивается как прогул. Данное правило предусматривает некоторые исключения.
Образец уведомления на перевод работника на другую должность
В уведомлении должен быть предусмотрен срок, в течение которого работник уведомляет руководителя организации о согласии или несогласии с переводом. Уведомление о переводе на другую должность по инициативе работодателя вручается работнику под роспись.
- организационно-штатных мероприятий;
- неудовлетворительных результатов аттестации, когда работника признали не соответствующим занимаемой им должности;
- когда в должности восстанавливают незаконно уволенного сотрудника компании;
- когда работника привлекли к административной ответственности в виде дисквалификации;
- истечения, приостановления, лишения специального права работника (водительских прав, лицензии на оружие и т.д.), когда для выполнения работы необходимо наличие специального права;
- окончания допуска к государственной тайне (когда для выполнения работы необходим этот допуск).
Образец уведомления работника о переводе на полставки
Вывод. Для того чтобы внести изменение в штатное расписание, нужно издать приказ о внесении изменений либо утвердить новое штатное расписание.
Уведомление работника о переводе составляется в свободной форме. Скачайте бесплатно бланк уведомления работника о переводе и заполните его с учетом своих данных.
Модификация трудовой функции при изменении должностей оформляется переводом. Причем для совершения этой кадровой процедуры требуется обязательное согласие специалиста (ст. 72.1 ТК РФ). Действующее законодательство не допускает ситуаций, когда обязанности сотрудников меняются нанимателем в одностороннем порядке (п. 1 ст. 74 ТК РФ).
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Модификация трудовой функции при изменении должностей оформляется переводом. Причем для совершения этой кадровой процедуры требуется обязательное согласие специалиста (ст. 72.1 ТК РФ). Действующее законодательство не допускает ситуаций, когда обязанности сотрудников меняются нанимателем в одностороннем порядке (п. 1 ст. 74 ТК РФ).
ТК РФ признается законным, если новое штатное расписание вступило в силу в день увольнения работников или на следующий день после их увольнения, но не позже*(6).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
Как происходит процедура перевода сотрудника с одной должности на другую
Закон предусматривает за работодателем обязанность по отношению к отправке уведомления. Заключается она в том, что направить решение работнику о переводе руководитель обязан не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты перевода.
Для доставки документа можно использовать услуги почты и оформить там заказное письмо, а можно передать лично в руки сотруднику. При личной передаче лицо должно поставить свою подпись, подтверждавшую факт получения. Работник может отказаться подписывать, но в таком случае оформляется акт, при наличии которого, оспорить неправомерность действий со стороны руководства будет невозможно.
При подтверждении согласия на переход в другую должность, происходит внесение всех измененных условий в трудовой договор, заключенный изначально с работником, а также в его личное дело.
Только после подписания приказа о переводе на ту или иную должность, сотрудник наделяется новыми обязанностями и может переходить к их исполнению.
Таким образом, перевод сотрудника с должности на должность может произойти по ряду причин, как по инициативе работодателя, так и работника. В любом случае оформляется уведомление, которое содержит новые условии труда, дату перехода и иные сведения, а также подпись руководителя организации.
При отказе от новой должности за неимением других предложений сотрудник может быть уволен. Согласие работника не требуется только при временном переводе. Изучив положения ТК РФ, можно обезопасить себя от неправомерных действий со стороны руководства. При необходимости можно обратиться к специалисту по данным вопросам.
Пошаговая инструкция по переименованию должности
Изменить название должности конкретного сотрудника без изменения его трудовой функции можно двумя способами:
- изменить наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре;
- осуществить перевод работника на новую должность, которая либо имеется в штатном расписании, либо добавляется в него.
Мы рассмотрим первую ситуацию.
Итак, в магазине, принадлежащем ООО «Ромашка», трудятся два продавца. Работодатель, решив «осовременить» должности в своем штатном расписании, пожелал переименовать продавцов в менеджеров по продажам. Для этого ему нужно сделать следующие шаги.
Шаг 1. Подготовка обоснования переименования должности без изменения трудовой функции. Пример – «в связи с увеличением объемов продаж». Данный шаг нельзя недооценивать, ведь ненадлежащее обоснование изменений может послужить основанием для признания их незаконными.
Шаг 2. Письменное уведомление работника о предстоящих изменениях за два месяца до переименования должности, сделанное одним из следующих способов:
- лично с росписью в получении;
- письмом по адресу места жительства работника.
В уведомлении должны быть указаны суть, причины изменений и срок вступления их в силу, а также предложение заключить допсоглашение.
Надлежащее уведомление работника также является основополагающим для признания изменений законными.
Шаг 3. Заключение допсоглашения с работником, в котором пункт трудового договора, содержащий наименование должности, приводится в новой редакции.
Перевод на другую должность и его основные виды
Переводом называют постоянное либо временное изменение трудовой функции специалиста и (или) структурного подразделения, к которому он относится (если таковое указано в трудовом договоре), при условии продолжения работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с наймодателем (ст. 72.1 ТК РФ).
Сразу оговоримся, что следующие действия не требуют согласия от сотрудника, так как не являются переводом:
-
перемещение на другое рабочее место у того же работодателя;
-
перевод в иное структурное отделение, находящееся в той же местности;
-
поручение работы на другом устройстве, при условии, что такие изменения не связаны с внесением поправок в условия заключенного с работником договора.
Также нельзя говорить о переводе, когда в трудовом договоре не указано структурное подразделение, в котором числится специалист.
Такое кадровое решение, как перевод на другую должность, используется на предприятиях часто. Дело в том, что компании развиваются, а значит, и сотрудники оказываются востребованными в новых отделах. Законодательство предусматривает много вариантов перемещения. Условно их можно разделить по ряду признаков.
Подчеркнем, что порядок перевода на другую должность зависит от его вида и обладает особой спецификой, которую приходится учитывать при подготовке документации.
-
Перевод с согласия работника и без него.
От специалиста необходимо получить согласие на данную процедуру и закрепить его в письменном виде. Данное правило должно строго выполняться даже тогда, когда руководитель с работником обо всем договорились, поскольку отсутствие данного документа может спровоцировать вопросы проверяющих.
Однако отметим, что в ст. 72 ТК РФ указаны случаи, в которых согласие необязательно. Речь идет об обстоятельствах чрезвычайного характера: устранение последствий или предотвращение пожаров, эпидемий и эпизоотий, техногенных аварий, несчастных случаев, голода. Когда данные ситуации угрожают жизни, безопасности, здоровью людей, допускаются три позиции для кратковременного изменения трудовых обязанностей одного или нескольких сотрудников без оформления согласия, а именно: замещение временно отсутствующего сотрудника, простой, необходимость защитить материальные ценности от уничтожения/порчи.
-
Перевод в пределах одной местности и за ее границами.
Согласно ТК РФ, в число основных факторов трудового договора входит также территориальное расположение рабочего места. При изменении последнего руководство оформляет перевод, о чем заранее сообщает сотруднику. Возможен и другой вариант, когда сохраняется старое место работы, но изменяется функционал человека, его должность, структурное подразделение. Тогда считается, что перевод произведен в пределах одной местности.
-
Внутренний и внешний перевод на другую должность.
Если руководство собирается изменить должность человека, не выходя за рамки организации, процедура носит название внутренней, даже когда компания параллельно меняет свою дислокацию. Например, может претерпеть изменение расположение рабочего места работника в компании.
Если же планируется перемещение на другую должность в иную организацию, то перевод считается внешним и с юридической точки зрения представляет собой частный вид увольнения. Дело в том, что тогда прекращаются отношения с одним управленцем и начинаются с другим. С позиции самого работника, этот вариант является наиболее выгодным по нескольким причинам: он не предполагает наличие испытательного срока на новом месте работы, разрыва трудового договора, если на данную должность вернется уволенный ранее специалист. Отметим, что и для предыдущего работодателя такое завершение сотрудничества с сотрудником не несет специальных ограничений и требует лишь лояльного отношения к уходящему.
-
Постоянный и временный перевод.
Обычно человека переводят на новую должность из соображений целесообразности, а значит, не предполагается возвращение к предыдущему варианту работы. Но бывает, что необходимо временное замещение, тогда порядок отличается от общепринятого.
Помимо периода, постоянный и временный переводы отличаются особенностями оформления. В первом случае производится необратимое изменение рабочей функции, то есть обязательно заключается допсоглашение о переводе на другую должность образец, делается запись в трудовой книжке. Во втором случае все гораздо проще — издается только приказ.
По закону максимальный срок для временного перевода составляет один год. Также стоит понимать, что перемещения на ограниченный период зависят от приведших к ним обстоятельств. Самый простой пример: женщина получает особый режим работы на время беременности и возвращается к привычному графику, после того как завершается ее отпуск по беременности и родам.
-
Вынужденный и инициативный перевод.
Согласие на перевод на другую должность подразумевает, что стороны приняли такое решение самостоятельно. Также допускается смена должности по инициативе работника, работодателя, или профсоюзной организации. Однако в ряде ситуаций специалист вынужден сменить деятельность по требованию закона, например, не пройдена квалификационная аттестация, либо медицинская комиссия настаивает на изменении функций работника.
-
Плановый и экстренный перевод на другую должность.
Общее правило гласит, что решение об изменении функционала работника принимается сторонами взвешенно, на основании анализа, учета ряда факторов. Тем более что сотруднику необходимо заранее предоставить уведомление о переводе на другую должность, если все происходит по инициативе нанимателя. Но соответствующий приказ может издаваться и в срочном порядке, если такие действия направлены на устранения риска имуществу работодателя либо производятся в чрезвычайных ситуациях природного и/или техногенного характера.
Требования к приказу о переводе работника на другую должность
Актуальное законодательство допускает оформление приказа о переводе на новую должность в свободном виде. Тем не менее большинство компаний придерживаются старой, все еще активно используемой формы № Т-5. И такой выбор логичен: в данном бланке есть все необходимые данные, в том числе сведения о работодателе, сотруднике, бывшем и новом месте работы, причинах перевода, пр.
Если вам ближе более современный подход, в приказ необходимо внести такую информацию:
-
Ф. И. О. работника, в отношении которого утверждается документ;
-
дата, с которой он переводится на новый пост;
-
прежнее место работы / должность;
-
тип перевода (временный/постоянный);
-
информация о новом месте работы и должности;
-
основание для такого решения;
-
величину оклада, тарифной ставки, надбавок, премий сотрудника, если последние предусмотрены.
Когда человек переводится на постоянной основе, графа «Дата» не заполняется. А при временном переводе срок его окончания может быть не известен, поэтому используется один из способов:
-
в поле «Дата» вписывается событие (словами), после которого сотрудник заканчивает свою деятельность на временной должности;
-
графа «По» не заполняется до окончания события, но такой подход допустим лишь при согласии обеих сторон.
Перевод на другую должность по инициативе работодателя без согласия работника
Срок перевода на другую должность, не согласованного со специалистом, иначе говоря, произведенного по инициативе нанимателя, не должен быть более месяца.
Также отметим, что подобное действие считается законным в ограниченном числе случаев, перечисленных в ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ:
-
природные/техногенные катастрофы, аварии и несчастные случаи на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемии/эпизоотии, любые ситуации, угрожающие жизни / нормальным условиям существования определенной части либо всего населения (ч. 2);
-
простой, то есть временная остановка производственных процессов, вызванная экономическими, технологическими, техническими либо организационными факторами;
-
потребность в защите собственности от уничтожения/порчи;
-
замещение специалиста, временно неспособного исполнять свои обязанности (ч. 3).
Правила по составлению уведомления
На сегодняшний день унифицированного стандарта уведомления нет, поэтому компании могут писать его в свободной форме или же использовать шаблон, разработанный внутри предприятия и утвержденный в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который рекомендуется давать в документе обязательно:
- название организации,
- должность,
- ФИО сотрудника, которому направляется уведомление,
- дату составления,
- информация о предлагаемом месте работы, с указанием оклада,
- других измененных условий работы,
- дату намечающегося перевода.
Работодатель может назвать в уведомлении причину перевода или просто дать ссылку на приказ, послуживший основанием для этого действия. При необходимости можно сослаться и на норму закона, которая позволяет работодателя проводить такие действия.
Перевод на другую должность в связи с изменением штатного расписания приказ
Но любые изменения наименования должности необходимо отразить не только в трудовом договоре, но и в трудовой книжке работника.
Следовательно, выстраивается следующая цепочка необходимых документов: приказ руководителя о модификации штатного расписания, затем, на основании приказа, необходимо заключить с работником допсоглашение к действующему трудовому договору. В этом соглашении следует озвучить изменение наименования занимаемой должности. После этого следует внести в трудовую книжку необходимые изменения.
Как следует из Определения Верховного Суда РФ от 03.12.2007 N 19-В07-34, работодатель не вправе произвольно изменять штатное расписание и увольнять работников, а суд должен проверять обоснованность принятого работодателем решения о сокращении штата работников.