Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформлення службових записок (доповідної, пояснювальної)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Особливості написання службової записки
Загальну інформацію в записці можна викласти в довільній формі, але папір повинна відповідати службової документації.
Так як в нормативах немає такого поняття «службова записка», в оформленні документа необхідно дотримуватися загальних вимог, що пред’являються до внутрішньослужбових документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ».
Зверху пишеться «шапка документа», праворуч або посередині, в якій прописується, кому направляється записка (посада, ім’я, прізвище).
У документі необхідно вказати:
- Номер документа, дату написання.
- Прохання, звернення, повідомлення – чітко, без особистого звернення, відступів.
- Дані співробітника, що склав записку (посада, ім’я, прізвище).
- Підпис адресанта, осіб, зацікавлених у вирішенні питання.
У деяких організаціях є свої вимоги до написання документів, яких слід дотримуватися.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
Службова записка про преміювання пишеться, колиначальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З точки зору працівника, процес преміювання простий, для начальника же, особливо якщо організація не має положення про преміювання і вважає за краще обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.
В першу чергу потрібно вивчити специфікаціюпідприємства в цьому плані — кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли працівник не може бути премійовано (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.
Службова записка про преміювання повиннаобов’язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений. Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких зазначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії — знову ж таки, з огляду на систему матеріального заохочення організації.
Цікаво, що службові записки про преміюваннянерідко відносять до доповідних — так як вони пишуться на ім’я вищого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.
Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З точки зору працівника, процес преміювання простий, для начальника же, особливо якщо організація не має положення про преміювання і вважає за краще обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.
В першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані – кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли працівник не може бути премійовано (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.
Службова записка про преміювання повинна обов’язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений.Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких зазначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії – знову ж таки, з огляду на систему матеріального заохочення організації.
Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідних – так як вони пишуться на ім’я вищого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.
Вимоги до оформлення службової записки
Згідно законодавчій базі (ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації» Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ») службова записка повинна мати :
- вказівка на кого спрямований документ (посадова особа, структурний підрозділ або конкретну організацію);
- назва адресата (конкретно кому направлено документ);
- назва документа (в даному випадку вказується «Службова записка»);
- номер реєстрації службової записки;
- дату написання;
- заголовок до тексту (приклад: «Про купівлю канцтоварів для відділення», «Про дисциплінарне стягнення» і т.д);
- сам текст;
- дата і підпис, хто складав службову записку (обов’язково потрібно вказувати посаду);
При написанні службової записки потрібно дотримуватися наступних правил:
- правильне вказівку всіх реквізитів;
- строго дотримуватися офіційного стилю написання;
- складати документ в правильній послідовності;
Важливі особливості та формулювання
У діловому поведінці, особливо у держслужбовців, повинна дотримуватися етика. Службова записка «Доводжу до вашого відома …» не відповідає необхідним високим етичним нормам. Написати про порушення трудового розпорядку можна простіше, пропустити в доповідній фразу «доводжу до вашого відома» і відразу почати викладати факти і суть події. Наприклад: «Вчора, 15.08.2018, було зірвано заняття в навчальному класі через …».
Часто виникає питання, якщо в установі прийнятий електронний документообіг, як писати службову записку, зразок її оформлення той же, і чим він відрізняється від паперового? Оформлення в електронному вигляді не має істотних відмінностей. При відправці по електронній пошті можна запросити повідомлення про те, що він прочитаний адресатом.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів «у зв`язку…».
- Третя частина — заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з`єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов`язково з`являється і в відповідних документах.
Служебная записка онлайн
Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.
- Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
- Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
- Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
- Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.
Служебная записка вместо командировочных документов
После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.
Структура службового листа, його зміст і потрібні відомості
Основна умова, яке дотримуються при веденні всієї ділової листування – це лаконічність. Перед написанням листа слід обдумати його зміст і в максимально зрозумілій і простій формі викласти суть питання. Згідно прийнятих норм, службовий лист не повинно займати розмір більше одного аркуша. Заголовок не пишуть до коротких листів, розмір яких до 7 рядків.
Службовий лист ділять на дві частини – вступну і заключну. У вступній розкривається тема листа, причини, спонукали його скласти, витяги з документів. У заключній частині вказані дії, які слід виконати адресату після прочитання листа: задовольнити прохання, прийняти запрошення, розглянути пропозицію, виконати гарантії, зробити висновки, виконати вимогу. Бувають і такі ситуації, що лист складається тільки з висновку і в ньому немає будь-яких пояснень.
Для спрощення роботи при великій кількості листів з однаковим змістом створюють листи-шаблони, в яких у порожніх полях проставляються конкретні дані.
Як писати пояснювальну записку?
Пояснювальна – це підтвердження співробітником своєї провини в письмовій формі. Тому перед тим як її скласти, слід уважно ознайомитися зі своїми правами та обов’язками. Однак сильно захоплюватися не варто, так як є ризик зіпсувати відносини з начальством і свою кар’єру. Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
- У правому верхньому куті вкажіть ім’я керівника чи іншої посадової особи, якій ви подаєте пояснення.
- Нижче, під адресою, вказуєте своє ім’я та посаду.
- По центру вказуєте найменування документа: «Пояснювальна».
- В основній частині вашої пояснювальній йде виклад конкретних фактів, які призвели до ситуації, що вимагають роз’яснень.
- В самому кінці проставляєте дату подачі документа і свій особистий підпис.
Винуватцеві у зверненні слід бути точним вказуючи дату і час події, а також у вказівці скоєних ним будь-яких дій, їх правомірність і те, чим він керувався, приймаючи своє рішення. Також можна вказати на те, що автор діяв так саме через те, що від цього вимагала ситуація чи можливо він був до неї причетний і зовсім. Подібний підхід може пом’якшити сприйняття скоєних діянь в очах того, хто буде приймати вирішальне значення в даному питанні.
Перед тим як приступати до написання, можна переглянути зразки готових документів в інтернеті. Готова записка передається на розгляд начальству підприємства або уповноваженій особі, де він проставляє резолюцію щодо винуватця трапилася ситуації, із зазначенням подальших дій. Якщо роботодавець вирішити залучити співробітника до дисциплінарних стягнень, пояснювальна прикладається до справи в ролі докази.
Вищі органи повинні давати 2 дня на написання звернення, тому не обов’язково приступати до написання відразу. У цей час ініціатор може порадитися з юристами, колегами щодо ситуації, що склалася. Також це допоможе заспокоїтися і поглянути на те, що сталося на справді. Адже, саме на її підставі керівництво прийматиме рішення про стягнення штрафу, зниження рівня посади йди відсторонення громадянина зі звільненням через невідповідність із займаної посади.
Пояснювальна записка про помилку: приклад
Даний вид документа теж зустрічається досить часто. Помилки можуть бути різного роду, що стосуються практичної діяльності, оформлення документації і т. д. В даному випадку розглянута ситуація з невиконанням плану роботи.
Директору ТОВ «Багато грошей»
Монеткиной Л. Д.
Від головного спеціаліста Бумажкиной Р. М.
Пояснювальна записка
Про невиконання плану за вересень 2014 року
Я, Монеткина Людмила Денисівна, проаналізувавши ситуацію, пов’язану з невиконанням плану по укладенню кредитних договорів, пояснюю наступне. Проблема пов’язана з нестачею працівників, так як за місяць були звільнені два фахівця, на заміну їм нікого не взяли. Двоє працівників з обсягом роботи не справляються, хоча і працюють понад норму.
15 жовтня 2014 року (підпис) Монеткина Л. Д.
Пояснювальна записка (зразок) на роботу: приклад № 1
Найбільш часто зустрічаються ситуації пов’язані з прогулами або запізненнями на роботу.
Командиру військової частини 65487
Полковнику Сидорову С. С.
Від службовця МО РФ, діловода
Волкова Н. Л.
Пояснювальна записка
Про запізнення на роботу 16 травня 2014 року
Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 року запізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації можу пояснити наступне. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв’язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ГИБДД. Це зайняло досить багато часу. Додаю копію протоколу в якості доказу і підтверджує записку інспектора ДІБДР Орлова П. П.
16 травня 2014 року (підпис) Волков Р. Л.
Реакция руководителя на документ
Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.
Дисциплинарное взыскание может производиться только после получения от провинившегося сотрудника объяснительной записки. Однако отказ от ее составления не означает, что руководству стоит закрыть глаза на произошедшее. В любом случае, предприятие должно инициировать проведения расследования по тем фактам, которые изложены в документе. Цель – получение доказательств и документальное закрепление факта проступка, совершенного нарушителем в специальном акте. В ином случае, наказание будет незаконным и может быть оспорено в контролирующих органах.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.